Workflows opslaan en publiceren
Workflows worden als concept opgeslagen terwijl je ze opbouwt en gepubliceerd zodra ze klaar zijn. Door een workflow te publiceren, kun je deze in je zaken activeren; collega's de workflow laten gebruiken is een afzonderlijke stap.
Concept opslaan
Klik op Concept opslaan om je werk te bewaren zonder de workflow beschikbaar te maken voor zaken. Een concept kan pas in een zaak worden geactiveerd nadat je het hebt gepubliceerd.
Gebruik Concept opslaan wanneer:
Je de stappen van de workflow nog aan het opbouwen bent
Je de configuratie wilt testen voordat je deze vrijgeeft
Je moet pauzeren en later verder wilt gaan met bewerken
Een persoonlijke workflow is alleen van jou terwijl je eraan werkt. Een workflow die je met je kantoor hebt gedeeld, blijft zichtbaar voor collega's in de lijst Workflows, ook als deze een concept is. Bouw de workflow daarom eerst persoonlijk op als je liever onopgemerkt werkt.
Publiceren
Klik op Publiceren. Andri valideert de workflow eerst en laat zien hoeveel knooppunten aandacht nodig hebben als er iets niet compleet is. Zodra de validatie is geslaagd, kan de workflow in je zaken worden geactiveerd en maakt elke publicatie een nieuwe versie aan.
Als je sinds de laatste publicatie geen wijzigingen hebt aangebracht, laat Andri weten dat er niets te publiceren is.
De workflow met je team delen
Door te publiceren geef je de workflow niet automatisch aan iemand anders. Kies Met bedrijf delen in de lijst met workflows om deze beschikbaar te maken voor je kantoor.
Workflowstatus
Op de pagina Workflows heeft een workflow een van de drie statussen:
Concept: nog nooit gepubliceerd
Gepubliceerd: er bestaat een gepubliceerde versie die in een zaak kan worden geactiveerd
Gepubliceerd, bewerkt: gepubliceerd, met wijzigingen in de editor die nog niet zijn gepubliceerd
In een zaak wordt bij een geactiveerde workflow Actief of Gepauzeerd weergegeven. Door een workflow te pauzeren, kunnen er geen nieuwe uitvoeringen starten en kunnen uitvoeringen die al bezig zijn normaal worden voltooid.
Zichtbaarheid van workflows
Gepubliceerde workflows worden in je lijst met Workflows weergegeven met hun bereik:
Persoonlijk: alleen jij kunt deze workflow zien en gebruiken
Bedrijf: beschikbaar voor iedereen in je organisatie
Bewerken na publicatie
Je kunt een gepubliceerde workflow blijven bewerken. Sla wijzigingen op als concept totdat je klaar bent om ze live te zetten. In de tussentijd heeft de workflow de status "Gepubliceerd, bewerkt".
Zaken waarin de workflow al wordt uitgevoerd, blijven op de versie waarmee ze zijn geactiveerd. Wanneer je een nieuwere versie publiceert, krijgen deze zaken een optie om te upgraden. Hiermee wordt de nieuwe versie toegepast, terwijl de instellingen die je voor die zaak hebt geconfigureerd behouden blijven.