De kennisbank organiseren met mappen en toegangsniveaus
Beide kennisbanken kunnen worden georganiseerd in mappen en submappen. In de bedrijfskennisbank heeft elke map bovendien een Toegangsniveau. Dat toegangsniveau vormt een echte toestemmingsgrens: het bepaalt wie de documenten erin kan openen en wordt afgedwongen wanneer iemand, ook Andri, ze probeert te lezen.
Mappen in een case werken anders. Ze ordenen documenten en hebben een kleur, maar geen toegangsniveaus, omdat al wordt bepaald wie toegang heeft tot de documenten van een case door met wie de case is gedeeld.
Een map maken in de bedrijfskennisbank
Je kiest het toegangsniveau tijdens het maken van de map. Bepaal dus eerst voor wie de map bedoeld is.
Open de bedrijfskennisbank en klik op Nieuwe map.
Voer een Naam van map in.
Kies een Toegangsniveau.
Klik op Maken.
Open eerst de bovenliggende map en klik daar op Nieuwe map om een submap te maken. Als je een map later wilt wijzigen, gebruik je Map bewerken in het menu. Daar kun je zowel de naam als het toegangsniveau aanpassen.
De vier toegangsniveaus
Alles in een map neemt het toegangsniveau ervan over, inclusief submappen en documenten.
Toegangsniveau | Wat het betekent |
|---|---|
Volledige toegang | Alle leden kunnen bekijken en bewerken |
Leden kunnen bekijken | Leden kunnen bekijken, alleen beheerders kunnen bewerken |
Alleen ik | Alleen jij en beheerders kunnen bekijken en bewerken |
Alleen beheerders | Alleen beheerders kunnen bekijken en bewerken |
Op de mapkaarten worden deze weergegeven als korte badges: Privé voor een map met Alleen ik, Alleen bekijken voor Leden kunnen bekijken en Alleen beheerders. Een map met Volledige toegang heeft geen badge.
Beheerders hebben toegang tot elke map, ongeacht het niveau. Dat maakt Alleen beheerders en Alleen ik betekenisvol. Supportgebruikers worden hier behandeld als gewone leden en krijgen geen extra toegang.
Wie welk niveau kan instellen
Twee regels bepalen wat je mag kiezen. De keuzelijst biedt alleen de niveaus die je daadwerkelijk kunt gebruiken.
Beheerders kunnen voor elke map elk niveau instellen.
Leden kunnen mappen maken en kiezen uit de niveaus die voor hen beschikbaar zijn, maar kunnen Alleen beheerders niet instellen en kunnen een map die al gedeeld is niet wijzigen naar Alleen ik. Een lid dat een map met Alleen ik heeft gemaakt, kan deze weer toegankelijk maken.
Een submap kan nooit minder beperkend zijn dan de map waarin deze staat. Als je het toegangsniveau van een bovenliggende map later aanscherpt, wordt alles eronder overeenkomstig aangescherpt.
Documenten tussen mappen verplaatsen
Open het menu van een document en kies Naar map verplaatsen, of selecteer eerst meerdere documenten en verplaats ze samen. Kies de bestemming en klik op Verplaatsen. Als je Kennisbank als bestemming kiest, wordt een document weer naar het hoogste niveau verplaatst.
Wanneer je vanuit een map uploadt, toont het uploadpaneel naar welke map de bestanden gaan.
Een map verwijderen
Verwijderen werkt in de twee kennisbanken verschillend en is slechts in één ervan destructief.
Bedrijfskennisbank. De map wordt verwijderd en de documenten en submappen erin gaan één niveau omhoog: naar de map waarin de verwijderde map stond, of naar het hoogste niveau als er geen bovenliggende map was. Er wordt niets verwijderd.
Casekennisbank. Als je een map verwijdert, worden de map, alle submappen erin en alle documenten daarin permanent verwijderd. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
Verplaats voordat je een map in een case verwijdert alles wat je wilt behouden eruit. Een casemap neemt de inhoud ervan mee.
Een hele map als één referentie gebruiken in de chat
Zo hoef je geen documenten één voor één te selecteren wanneer de hele map het antwoord bevat.
Typ @ in het berichtveld en zoek de map in de lijst. Als je de map aanwijst, krijg je twee keuzes: alles selecteert de volledige map als één referentie, terwijl de pijl de map opent zodat je afzonderlijke documenten kunt selecteren. Dit werkt hetzelfde voor mappen in de bedrijfskennisbank en in cases.
Een map kan ook als bron worden gebruikt in een tabellarische beoordeling. Op het moment dat de beoordeling wordt uitgevoerd, wordt de map uitgebreid naar de documenten die erin staan.
Mappen in een case
Casemappen worden op dezelfde manier gemaakt, vanuit de casekennisbank, en krijgen een naam en een kleur. Je hoeft geen toegangsniveau te kiezen en er is geen afzonderlijke deelinstelling voor een map: iedereen met toegang tot de case ziet elke map daarin. Als een deel van een case beperkter toegankelijk moet blijven, bewaar die documenten dan in een beperkte map in de bedrijfskennisbank.